Llevo tiempo queriendo escribir sobre esto en el blog, porque me parece importante. Pero como no es urgente, pues lo he ido dejando… Lo cual es precisamente el quid de la cuestión.

Esta es la llamada matriz de Eisenhower, y si lleváis un tiempo en el mundillo del desarrollo personal, seguro que ya la conocéis. Aparece en muchos libros y artículos sobre «gestión del tiempo» (que en realidad debería llamarse «gestión de prioridades», porque el tiempo como tal no lo podemos gestionar; lo único que podemos gestionar es en qué lo empleamos).

La propuesta es muy sencilla: lo primero, reconocer que siempre vamos a tener más cosas que hacer que tiempo para hacerlas; por lo que es necesario priorizar. Y lo segundo, plantearnos el nivel de urgencia e importancia de cada tarea, y a partir de ahí decidir qué hacer primero, qué hacer después y qué no hacer.

1. Las tareas urgentes e importantes requieren acción inmediata, por lo que son, lógicamente, las más prioritarias. Es un tipo de trabajo que podríamos categorizar como «apagar fuegos»: hay que hacerlo cuanto antes para terminarlo a tiempo, porque si no, hay claras consecuencias negativas.
2. Las importantes y no urgentes son tareas que nos acercan a nuestros objetivos sin tener un plazo de entrega concreto. Se trata de trabajo estratégico, y la clave aquí es planificarlo: buscarle hueco en la agenda y dedicarle tiempo intencionadamente, por que si no, corremos el riesgo de posponerlo demasiado, o incluso de que se quede sin hacer.
3. Las urgentes y no importantes son tareas que nos mantienen ocupados pero no nos aportan mucho, en el sentido de que no nos ayudan a cumplir nuestros objetivos, más bien nos desvían de ellos. Papeleo, interrupciones, encargos de otras personas… Lo ideal es delegar o automatizar todo lo posible, para evitar que nos consuman demasiado tiempo.
4. Y por último, las no urgentes y no importantes son todas esas distracciones en las que caemos a menudo y que no nos aportan nada; son verdaderos «gastatiempos», y lo mejor que podemos hacer es eliminarlos. (Nota: aquí me estoy refiriendo a las mil y una formas que tenemos las personas de procrastinar, y escapar de la realidad de forma vacía y superficial. No lo confundamos con tomarnos tiempo para descansar de verdad, practicar hobbies, conectar con nosotros mismos, cuidar nuestras relaciones, etc., que son cosas que entrarían en la categoría número 2.)

¿Qué te parece este sistema? Si no lo has utilizado nunca, o si hace tiempo que no lo utilizas, te invito a que averigües cuánto tiempo pasas normalmente en cada uno de estos cuadrantes, sobre todo si ves que se te pasan los días y los meses y no avanzas en lo que realmente quieres. ¿Te pasas el día apagando fuegos? ¿O haciendo tareas para otros que se podrían resolver de otra manera? ¿O tal vez perdiendo el tiempo con distracciones que no te llenan de verdad?

Yo misma estoy ahora en proceso de reajustar unas cuantas cosas, que falta me hace…