Una vez más, llegamos al momento del año en el que, en el hemisferio norte, disfrutamos del día más largo y de la noche más corta: es el solsticio de verano. Y, como el año pasado, hemos tenido suerte: ha hecho un día espectacular aquí en Irlanda.

La verdad es que los cambios de estación tienen algo especial, ¿verdad? A menudo son momentos de cambio también en nosotros, o como mínimo, una buena ocasión para hacer un alto en el camino y evaluar qué tal vamos.

(Foto sacada en la playa de Malahide hace exactamente un año)

Otros años os he hablado de pequeños ritos que se pueden hacer en días como éste, como por ejemplo, en la noche de San Juan, Esta vez me temo que mi propuesta suena bastante menos poética y un poco más burocrática, pero espero que os sea igualmente inspiradora, y, sobre todo, útil: hacer una planificación trimestral.

Esto es algo que en muchas empresas, incluida la mía (al menos en las áreas de tecnología), es un proceso bien establecido, y justo a nuestro equipo nos toca hacerlo esta semana que empieza, aunque ya llevamos un par de semanas preparándolo. Los pasos básicos que seguimos y las preguntas que nos planteamos sirven para todo tipo de proyectos, grandes y pequeños, personales y profesionales:

Lo primero que hay que hacer es aclarar las prioridades:

• ¿En qué nos queremos enfocar principalmente en estos tres meses?
• Al acabar el trimestre, ¿qué nos gustaría haber conseguido?
• ¿En qué otras cosas nos gustaría al menos avanzar un poco?

Recordemos un par de reglas básicas a la hora de priorizar cualquier cosa: si todo tiene igual importancia, entonces nada la tiene, con lo que la palabra «prioridad» pierde su significado y el sistema no sirve para nada. Lo que sí que funciona es establecer un orden de prioridades, un ránking donde no haya empates. Y así, para conseguir que la primera prioridad sea realmente la primera, las otras tareas, proyectos u objetivos se tienen que poner necesariamente por debajo.

Una técnica que puede ayudar mucho es distinguir entre tareas, proyectos u objetivos que tienen que estar en el plan sí o sí (en inglés, «must have»), por la razón que sea, y los que estaría bien que estuvieran, pero que al fin y al cabo no son imprescindibles (en inglés, «nice to have»). Esa distinción nos puede aclarar mucho las cosas y facilita enormemente el resto del proceso.

Por cierto, quiero decir que aquí estoy generalizando mucho; cuando hablo de «tareas, proyectos u objetivos», puede ser literalmente cualquier cosa que sea importante para nosotros y a la que le queramos prestar tiempo, energía y atención. En este trimestre de verano, por ejemplo, una de las prioridades más altas puede ser perfectamente descansar e irnos de vacaciones, lo cual es absolutamente necesario para poder llevar luego un ritmo sostenible.

Una vez claras las prioridades, y sabiendo las razones por las que son prioritarias, pasamos a definir el trabajo:

• ¿Cuánto trabajo supone cada una de estas prioridades?
• ¿En qué consiste ese trabajo? ¿Qué es lo que hay que hacer? (aproximadamente)
• ¿Qué recursos necesitamos para poder llevar a cabo ese trabajo? ¿Y los tenemos todos, o dependemos de otros para conseguirlos?

Aquí nos metemos de lleno en entender la envergadura de cada tarea, proyecto u objetivo, hasta un nivel de detalle que nos permita estimar aproximadamente el esfuerzo. También debemos entender bien si dependemos de otro alguien, o si otro alguien depende de nosotros, para poder completarlo con éxito.

Ahora que ya tenemos una idea más o menos clara del trabajo, pasamos a calcular la capacidad:

• ¿Cuánto trabajo podemos sacar adelante este trimestre? (teniendo también en cuenta otros factores)
• ¿«Nos cabe» todo lo que teníamos la esperanza de incluir?
• ¿Cómo podemos ajustar el plan para optimizar los resultados?

Y aquí es cuando llegamos a la hora de la verdad: contrastar la capacidad con la carga de trabajo. Todos tenemos un número limitado de horas al día, y en la mayoría de los casos, otras tareas y obligaciones que cumplir, así que este paso es fundamental: ¿cómo de realista es intentar abarcar todo lo que estamos incluyendo en el plan?

Contestar a esta pregunta a veces puede ser complicadillo, e implicar negociaciones con otros, o con uno mismo, si al hacer las cuentas resulta que no nos «cabe» todo. Pero precisamente por eso es fundamental hacer este ejercicio, para poder, por un lado, ajustar y optimizar el plan según haga falta, y por otro lado, gestionar expectativas (las de otros y también las nuestras propias). Todo esto es lo que nos va a permitir aumentar las probabilidades de éxito.

¿Qué te parece este proceso? ¿Te ves haciéndolo en tu vida personal, o en tu proyecto creativo o profesional? Yo tengo unas cuantas cosas con las que quiero avanzar este verano para luego empezar con mucha fuerza en septiembre.

¿Y tú, qué planes tienes?